Отдел канцелярии в организации – чем занимается

Темы: КадрыОрганизация бизнесаСотрудники

Документооборот и делопроизводство – необходимый атрибут государственного аппарата и большей части коммерческих и не коммерческих предприятий с тех пор, как человек обрел умение писать и получил потребность в фиксации событий на бумаге. Канцелярия имела значимое место в структуре государственного аппарата, особенно в Ватикане. Сегодня отдел канцелярии на предприятии выполняет одну из основополагающих функций в ведении хозяйственной, производственной и торговой деятельности.

Отдел канцелярии в организации

Канцелярия – это отдел в организации, занимающийся делопроизводством и документооборотом. В свою очередь, делопроизводство – обеспечение управленческой деятельности с помощью документирования и организации работы с документами по строгим государственным стандартам ведения информации.

Документооборот – работа по движению документов внутри организации, между организациями и грамотное хранение документов.

Канцелярия может быть самостоятельным отделом организации, фирмы и предприятия, или частью отдела информационного и документационного обеспечения. Канцелярия создается и ликвидируется руководителем предприятия и подчиняется ему непосредственно. Начальника отдела канцелярии назначает руководитель предприятия, он же утверждает структуру отдела, где могут быть:

  • Бюро машинного набора текста;
  • Бюро копирования и умноженья документов;
  • Секретариат;
  • Отдел экспедиции – занимается работой с входящей и исходящей корреспонденцией.

Распределением обязанностей в отделе канцелярии занимаются руководители бюро и отделов по согласованию с начальником отдела канцелярии.

Отдел канцелярии – чем занимается

Сотрудники отдела канцелярии должны иметь постоянный доступ к государственным стандартам оформления документов любого предназначения – от прошений в муниципальные службы до договора купли-продажи с клиентом или другой организацией. От соответствия всех документов государственным стандартам зависит их правовая сила в разрешении спорных вопросов в пользу компании.

С развитием технологий на отдел канцелярии легла обязанность по обеспечению документооборота в электронном виде, то есть создание и хранение электронных шаблонов необходимых для работы предприятия документов. Кроме этого, канцелярия ведает корреспонденцией, получаемой, отправляемой и распределяемой внутри предприятия.

Отдельно стоит выделить методическую функцию отдела канцелярии по ведению информации. Канцелярия по распоряжению руководителя предприятия может заниматься разработкой и улучшением каналов и средств получения, фиксации, передачи и хранения информации, а также внедрением наработок в работу других структурных элементов предприятия. На практике это может быть, например, создание и поддержание закрытой и безопасной корпоративной почты в электронном или физическом виде.

Правовая база функционирования отдела канцелярии

Делопроизводство – основная деятельность отдела канцелярии на предприятии, регламентируется государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016. Этот нормативный документ описывает все стандарты оформления документов как в письменном, так и в печатном, так и в электронном виде вплоть до величины отступа красной строки, шрифта и межстрочного интервала. Эти данные очень важны для сотрудников канцелярии, так как нарушение ГОСТа влечет за собой аннулирование правовой силы документа, принадлежащего как юридическому, так и физическому лицу.

С хранением документов в архиве предприятия все намного сложнее и требует большей ответственности, так как некоторые записи фигурируют в расчете пенсионных выплат граждан, а некоторые регулируют правомочность юридических лиц в торговле, хозяйственной деятельности и оказании услуг физическим или юридическим лицам.

Так, федеральный закон РФ №125 от 2004 года определяет условия и сроки хранения документов, подтверждающих стаж работника, для расчета пенсии и социальных выплат. По закону такие документы должны храниться от 50 до 75 лет. Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 от 2010 года, управленческие документы должны храниться от 5 лет и до неограниченного срока. Согласно тому же документу, существует 1003 вида управленческих документов, и сотрудники канцелярии обязаны знать их если не наизусть, то хотя бы организовать архивное хранение так, чтобы не перепутать сроки хранения тех или иных документов. Это может повлечь административную ответственность. И конечно сотрудник канцелярии должен быть знаком с правовыми нормами архивного хранения и передачи из архива документов от всех структурных элементов компании – от хозяйственного отдела до бухгалтерии и отдела продаж.

Архипова Ольга Сергеевна

КАНЦЕЛЯРИЯ

Смотреть что такое «КАНЦЕЛЯРИЯ» в других словарях:

  • Канцелярия — получить на Академике действующий промокод Республика или выгодно канцелярия купить со скидкой на распродаже в Республика

  • КАНЦЕЛЯРИЯ — (ср. век. лат., от cancelli шкафы). Писцы и чиновники известного присутственного места, а также комнаты, где они занимаются. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. КАНЦЕЛЯРИЯ место, в котором… … Словарь иностранных слов русского языка

  • КАНЦЕЛЯРИЯ — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством.2) Название некоторых государственных учреждений в России 18 нач. 20 вв. (Тайная канцелярия, канцелярия его императорского величества и др.) … Большой Энциклопедический словарь

  • Канцелярия — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения, ведающий делопроизводством; 2) название некоторых государственных учреждений в России 18 нач. 20 вв. (Тайная канцелярия, канцелярия его императорского величества и др.).… … Политология. Словарь.

  • КАНЦЕЛЯРИЯ — (от позднелат. cancellarius письмоводитель) 1) отдел учреждения; отдел учреждения, ведающий его служебной перепиской, оформлением текущей документации; 2) некоторые государственные учреждения в России XVIII начала XX вв. (Тайная канцелярия и др.) … Юридический словарь

  • КАНЦЕЛЯРИЯ — КАНЦЕЛЯРИЯ, и, жен. Отдел учреждения, ведающий служебной перепиской, оформлением текущей документации. • Небесная канцелярия (разг. шутл.) о силах, будто бы управляющих погодой. Когда же дождь кончитсяСпроси в небесной канцелярии! | прил.… … Толковый словарь Ожегова

  • канцелярия — контора; делопроизводство, офис, диван, письмоводство Словарь русских синонимов. канцелярия сущ., кол во синонимов: 4 • делопроизводство (2) • … Словарь синонимов

  • Канцелярия — (лат. cancellaria; англ. chancellery/office) 1) название некоторых гос ных учреждений в России (напр., Канцелярия тайных розыскных дел XVIII в., К. Его Императорского Величества и др.); 2) структурное подразделение организации, ведающее служебной … Энциклопедия права

  • Канцелярия — отдел, сектор в фирме, компании, учреждении, занимающийся делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

  • КАНЦЕЛЯРИЯ — (от лат. cancelarius письмоводитель) подразделение, отдел уч . реждения, организации, ведающий делопроизводством, служебной перепиской, оформлением документации. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь … Экономический словарь

  • Канцелярия — (chancery, лат. cancella «занавес», отсюда «закрытое место», «служебное помещение»), учреждение при дворе правителя (императора, папы или короля). В К. составлялись документы, необходимые для судебного делопроиз ва, ведущегося королев, судьями.… … Всемирная история

Кастелянша

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 3.80 Подробности Обновлено: 02.02.2020 11:49 Сергей Краковский Поделитесь в сети:

Кастеляншей принято считать сотрудницу учреждения, которая несет ответственность за хранение и выдачу одежды, а также — белья.

История профессии

Истоки данной профессии уходят в далекие времена монархов. Много лет назад при дворах феодалов служили люди, в обязанности которых входило управление замком и прилегающими территориями в отсутствие законного хозяина. Также они обеспечивали всем необходимым слуг при дворе, и воинов замкового гарнизона. Все финансовые затраты следовало вносить в специальную книгу. В тот период профессия была крайне почетной, а труд кастелянов хорошо оплачивался.

В наше время профессия кастелянша является преимущественно женской. Обязанности сотрудниц кардинально изменились. Вместе с тем, осталась отдаленная схожесть со средневековыми традициями.

Кастеляны того времени следили за сохранностью одежды, постельных принадлежностей и скатертей. Позволить себе покупать такие изделия из качественной ткани могли только состоятельные люди, поэтому поддерживать чистоту и целостность вещей также входило в обязанности кастеляна.

Особенности профессии

На сегодняшний день профессия является довольно распространенной, ведь во многих организациях предусмотрено наличие спецодежды и обуви. Возникает потребность в сотрудницах, которые будут заниматься их выдачей остальным работникам учреждения, а также грамотно вести учетную документацию. При этом работа кастелянши предусматривает умелое комбинирование физического и умственного труда.

Преимуществом профессии является отсутствие требования о наличии высшего образования и строгих ограничений по возрасту. Также появляется возможность расширить круг общения.

Вместе с тем, должности кастелянши присущи определенные издержки. Практически весь рабочий день кастелянша вынуждена проводить на ногах. Поэтому такая работа не подходит людям с нарушениями опорно — двигательного аппарата.

В течение дня приходится общаться с множеством людей разного темперамента, что требует эмоциональной выдержки. При этом сотрудница должна успевать заполнять необходимые бумаги.

Минусом профессии остается небольшая заработная плата. В своей деятельности сотрудница лишена права на ошибку, ведь является материально ответственным лицом.

Обязанности

Кастелянша — это сотрудница, которая отвечает за хранение, а также выдачу спецодежды и обуви работникам различных учреждений.

В ее обязанности входит ведение учета белья и одежды, своевременное списание непригодных вещей. Дополнительно, она должна проконтролировать, чтобы вещи своевременно были переданы в стирку и чистку.

Кастелянша несет материальную ответственность за вверенное ей имущество: одежду, обувь, постельные принадлежности, полотенца, перчатки — в зависимости от направления деятельности учреждения, сотрудницей которого она является.

Также сотрудница отвечает за своевременное проведение инвентаризации.

Важные качества

Необходимые качества, которыми должен обладать кастелян:

  • ответственный подход к выполнению обязанностей;
  • хозяйственность;
  • чистоплотность;
  • хорошая память;
  • аккуратность;
  • вежливость;
  • пунктуальность;
  • точность;
  • коммуникабельность.

Навыки и знания

Кастелянша — это профессия, что предусматривает умение умело реализовать на практике теоретические знания.

Для успешной деятельности в указанной сфере следует научиться определять степень износа вещей, знать потребительские особенности одежды и белья. Необходимо знать свойства ткани, из которой шьют спецодежду, чтобы не привести вещи в непригодность во время стирки.

Перспективы и карьера

Профессия предусматривает возможность трудоустройства в организации, где имеется спецодежда и белье.

Высокую потребность в услугах кастелянши испытывают социальные учреждения: больницы, дома отдыха, лаборатории, детские садики и пр.

Дополнительно, должность кастелянши предусмотрена в транспортных, производственных, строительных и ремонтных компаниях.

Обучение

Работать кастеляншей можно без наличия средне — специального либо высшего образования.

Деятельность осуществляется в соответствии с должностной инструкцией. По этой причине новички смогут овладеть всеми тонкостями профессии в кратчайшие сроки.

Рубрики: Статьи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *